Retta Oy (INNA) asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Retta Oy tuottaa asiakkailleen kiinteistöjohtamis- ja asiantuntijapalveluita INNA- aputoiminimeä käyttäen. Tässä dokumentissa viitataan palveluntarjoajaan nimellä Inna.
INNAn liiketoiminta edellyttää, että se kerää asiakkaistaan tiettyjä henkilötietoja. Tällöin INNA toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä. Tämän dokumentin tarkoituksena on informoida rekisteröityjä heidän henkilötietojensa käsittelystä.
Toimiessaan asiakkaidensa lukuun INNA on tietosuojalainsäädännön tarkoittamana henkilötietojen käsittelijä esimerkiksi isännöimiensä asunto-osakeyhtiöiden, asuntovuokrauksen sekä asiakkaidensa asiakkaille palvelusopimuksen perusteella tarjoamansa asiakaspalvelun osalta. Tällöin rekisteripitäjänä toimii INNAn asiakas (kyseinen asunto-osakeyhtiö/kiinteistöosakeyhtiö /vuokranantaja/muu asiakas). Siten tältä osin mahdolliset tietosuojaa koskevat rekisteröityjen pyynnöt ja tiedustelut tulee osoittaa asianomaiselle rekisterinpitäjälle.
REKISTERINPITÄJÄ: Retta Oy (y-tunnus 3434128-4)
Mitä henkilötietoja INNA käsittelee ja missä tarkoituksessa?
Asiakasrekisterit
INNA ylläpitää asiakasrekisteriä henkilötietoja Innan ja asiakkaan välisen sopimussuhteen hoitamiseen ja palveluiden tuottamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin Innan ja asiakkaan väliseen sopimussuhteeseen.
Asiakasrekisterit sisältävät asiakkaan yhteyshenkilöiden ja edustajien nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron sekä tiedon ko. henkilön asemasta asiakasyrityksessä. Rekisteri voi sisältää myös muita asiakkaan tunnistamiseksi tarpeellisia tietoja, kuten esimerkiksi yrityksen edustajan henkilöllisyyden varmentamiseen liittyvät tiedot sekä tiedot yrityksen hallituksen jäsenistä, nimenkirjoittajista ja tosiasiallisista edunsaajista sekä selvityksen pakote- ja PEP-osumista. Rahanpesulaissa luetellut tiedot on kerättävä ja säilytettävä osana asiakkaan tuntemista siltä osin kuin INNA on rahanpesulain tarkoittama ilmoitusvelvollinen (yritys-,kirjanpito- ja välityspalveluiden tuottaminen asiakkaille).
Asiakasrekisteriin tallennetaan myös OmaINNA- palveluun rekisteröityneiden henkilöiden käyttäjäprofiilit. Käyttäjäprofiili voi sisältää henkilön nimen, puhelinnumeron, osoitteen, asunto- tai kiinteistöosakeyhtiön nimen ja huoneiston tunnuksen, sähköpostiosoitteen, IP-osoitteen, henkilötunnuksen, tilinumeron sekä mahdollisen profiilikuvan. Lisäksi palvelu sisältää käyttäjän palveluun syöttämät tai lisäämät muut tiedot. OmaINNA- palveluiden käytöstä on laadittu erilliset käyttöehdot, joista ilmenee tarkemmin mm. palveluiden kehittämistarkoituksessa kerättävät erilaiset tiedot.
Välitystoimeksiantorekisterit ja vuokranhakijoiden/potentiaalisten vuokralaisten rekisterit
INNA harjoittaa asuntovuokraus- sekä toimitilavälitystoimintaa. Välitystoimeksiantojen hoitaminen ja välitystoimintaa säätelevät lait (ml. rahanpesulaki) edellyttävät tiettyjen henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä. Nämä tiedot sisältyvät välitystoimeksiantorekistereihin.
Vuokranhakijat kuuluvat INNAn vuokranhakijarekisteriin. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakkaan ja INNAn välinen sopimussuhde sekä välitystoimeksiantorekisterin osalta myös lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.
Vuokranantajista ja vuokratilan hakijoista sekä myyjistä, ostajista ja ostajaehdokkaista voidaan kerätä seuraavia tietoja:
Nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite, aiempi osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiointikieli, kansalaisuus, tieto poliittisesta vaikutusvallasta (ns. politically exposed person ”PEP”), tieto kuuluuko asiakas kansainväliselle pakotelistalle, tieto kuuluuko asiakas kansalliselle jäädytyslistalle (KRP:n ylläpitämä julkinen luettelo jäädyttämispäätöksistä), henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tunnistetiedot tai sen jäljennös, holhous- tai edunvalvontatieto, toimeksiantosopimuksen sisältämät muut tiedot, välitettävää kohdetta koskevat tiedot, työpaikan tai oppilaitoksen nimi, ammatti, työsuhteen kesto, talouden muoto ja asuntoon muuttavien henkilöiden tiedot (nimi, sähköposti ja puhelinnumero), tieto lemmikkieläimistä, tulotiedot, vuokra-asuntohakemuksen sisältämät muut tiedot, luottotiedot, ostotarjoukseen ja sen hyväksymiseen liittyvät tiedot, vuokrasopimuksen tai kauppakirjan sisältämät tiedot, vuokravakuustiedot, selvitys varojen alkuperästä sekä asiakkaan antamat muut mahdolliset tiedot, jotka ovat tarpeen välitystehtävän suorittamiseksi.
Vuokra-asuntohakemuksen tehneille henkilöille voidaan lähettää sähköpostitse tietoja heidän hakukriteerinsä täyttävistä vuokra-asunnoista kolmen kuukauden ajan hakemuksen tekemisestä lukien. Tällöin käsittely perustuu Innan oikeutettuun etuun. Rekisteröidyllä on halutessaan aina oikeus kieltäytyä tällaisista yhteydenotoista.
Välitystoimeksiantorekisterit sisältävät myös välitettävään kohteeseen liittyviä henkilötietoja, kuten asunto-osakeyhtiön isännöitsijän ja hallitusten jäsenten nimet ja mahdolliset yhteystiedot. Näiden tietojen käsittelyn perusteena on lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen.
Arviointi- ja konsultointipalvelun toimeksiantorekisteri
INNA käsittelee toimeksiantoja hoitaessaan mm. toimeksiantajan/toimeksiantajan edustajan nimi- ja yhteystietoja, sikäli kuin vahva tunnistaminen on tarpeen myös henkilötunnusta. Lisäksi käsitellään toimeksiannon kohteen isännöitsijäntodistuksen sisältämiä henkilötietoja. Arviointi- ja konsultointipalvelun toimeksiantorekisterin osalta henkilötietojen käsittelyperuste on sopimuksen täytäntöönpano.
Mistä INNA saa henkilötiedot?
Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös viranomaislähteistä, kuten kaupparekisteristä. Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja saadaan lisäksi julkisista lähteistä, kuten yrityksen omilta internetsivuilta.
Myös välitystoimeksiantoihin liittyvät henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti henkilöltä itseltään. Toimeksiantajalta saadaan tietoja toimeksiantosopimuksen tekemisen yhteydessä, vuokra-asunnon vuokraajilta tai vuokra-asunnon hakijalta vuokrahakemuksesta, ja ostajalta ostotarjouksesta tai kauppakirjan tekemisen yhteydessä. Lisäksi välityskohteen osalta tietoja saadaan esimerkiksi asunto-osakeyhtiön edustajalta (esim. isännöitsijäntodistus, tilinpäätöstiedot) tai viranomaisrekistereistä (esim. lainhuutorekisteri). Vuokra-asunnon hakijan luottotiedot tarkistetaan ulkopuolisen palveluntuottajan rekistereistä (esim. Suomen Asiakastieto Oy).
INNA ei suorita profilointia tai automaattista päätöksentekoa henkilötietojen perusteella (pl. automaattinen päätöksenteko kokonaan sähköisesti vuokrattavien asuntojen osalta perustuen hakijan luottotietoihin, pakotelistatarkistuksiin ja varmistukseen siitä onko henkilö täysi-ikäinen).
Henkilötietojen käsittelijät ja tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille
Henkilötietoja voidaan luovuttaa konsernin sisällä liiketoiminnan kehittämiseksi.
INNA käyttää erilaisia palveluntuottajia ja siten henkilötietojen käsittelijöitä tuottaessaan palveluja asiakkailleen, esimerkiksi asiakkuudenhallinta- ja myyntijärjestelmää.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa perintätoimistolle saatavan perimiseksi. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaistahoille lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Välitystoimeksiantorekistereiden tietoja voidaan luovuttaa välitystoimintaa valvovalle viranomaiselle (Aluehallintovirasto) tai muulle viranomaistaholle (esim. ARA:lle toimitettava asukasvalintailmoitus tai verottajalle toimitettava varainsiirtoveroilmoitus) lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Välitystoimeksiantojen hoitaminen edellyttää myös, että tietoja luovutetaan toimeksiannon vastapuolelle. Esimerkiksi vuokra-asuntohakemuksen tehneiden henkilöiden henkilötietoja on luovutettava vuokranantajalle vuokrauspäätöksen tekemiseksi tai ostotarjouksen tehneen henkilön tiedot myyjälle myyntipäätöksen tekemiseksi.
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?
Asiakasrekisterin sisältämät henkilötiedot säilytetään sopimussuhteen ajan sekä sen päättymisen jälkeen niin pitkään kuin laki edellyttää tietojen säilyttämistä tai säilyttäminen on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.
Annetut tarjoukset niiden sisältämine henkilötietoineen säilytetään niin pitkään kuin on tarjousprosessin kannalta tarpeen, korkeintaan kuitenkin kaksi vuotta.
Lainsäädäntö velvoittaa säilyttämään välitystoimeksiantorekisterien ja rahanpesulain asiakkaan tuntemiseksi edellyttämät henkilötiedot viisi (5) vuotta toimeksiannon/sopimussuhteen päättymisestä.
Miten tiedot suojataan?
Tiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Paperinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Sähköinen aineisto suojataan teknisin toimenpitein ja käyttöoikeudet järjestelmiin myönnetään vain niille henkilöille, joille se on työnsä tai tehtävänsä puolesta tarpeen. Innan henkilöstöä sitoo salassapitovelvollisuus. Henkilöstöä koulutetaan ja ohjeistetaan henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä.
Henkilötietojen käsittelijöiltä edellytetään riittäviä teknisiä ja organisatorisia suojaamistoimenpiteitä sekä sitoutumista salassapitovelvoitteeseen.
Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet?
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä häntä koskevia henkilötietoja. Mikäli tietoja käsitellään, on rekisteröidyllä oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos henkilötiedoissa on puute, virhe tai muu epätarkkuus tai mikäli tieto on vanhentunut, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tietojensa oikaisemista.
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimussuhteeseen, rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä oikeus koskee vain automaattisesti käsiteltäviä henkilötietoja.
Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tilanteissa rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä. Tämä oikeus on esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity kiistää henkilötietojensa oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan tietojen oikeellisuuden ja käsittelyn lainmukaisuuden varmistamisen ajaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista. Kyseinen oikeus tulee kyseeseen vain, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta eikä tietoja tarvitse säilyttää lain perusteella. Tietoja ei siis ole mahdollista poistaa sinä aikana, kun niiden säilyttämiselle on oikeudellinen peruste.
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi), mikäli rekisteröity katsoo, ettei rekisterinpitäjä täytä velvoitteitaan rekisterinpitäjänä tai ei muutoin noudata sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.
Henkilötietojen käsittelyyn ja rekisteröityjen oikeuksiin liittyvissä kysymyksissä pyydämme olemaan yhteydessä sähköpostitse. Ennen tietojen toimittamista tarkistamme henkilöllisyyden.
Tätä tietosuojaselostetta on viimeksi päivitetty 12.2.2026.